DIE ROLLENVERTEILUNG
Die Zusammenarbeit zwischen dem Einkauf und den Fachabteilungen in Ausschreibungsverfahren gestaltet sich von Unternehmen zu Unternehmen höchst unterschiedlich. In einigen Unternehmen ist der Einkauf bereits sehr aktiv in die Erstellung der Ausschreibungsunterlagen eingebunden und berät die Fachabteilungen in der kompletten Phase zu der zugrundeliegenden Thematik. Diese Einbindung wäre wünschenswert und optimal für das Ausschreibungsverfahren.
Die Realität in vielen Unternehmen sieht aber anders aus. Es gibt nach wie vor viele Einkaufsabteilungen, die leider nur die fertigen Unterlagen entgegennehmen und am Markt veröffentlichen. Dies wird dem eigentlichen Potenzial, das im Einkauf schlummert, nicht gerecht. Selbst wenn Sie sich als Einkauf zwischen diesen beiden Polen befinden, gibt es gute Gründe, den Einkauf noch mehr als zentrale Instanz für den Ausschreibungsprozess und als Wissensvermittler zu etablieren.
RISIKEN OHNE EINKAUFEINBINDUNG
Die Mitarbeiter in den einzelnen Fachabteilungen kennen ihr Metier, müssen aber, wenn es beispielsweise um IT-Services geht, nur alle drei bis fünf Jahre Ausschreibungsverfahren begleiten. Im ungünstigsten Fall ist es die erste Ausschreibung, die ein Mitarbeiter zu verantworten hat und es gibt im Fachbereich nur wenige bis keine Kenntnisse darüber, wie Ausschreibungsunterlagen sinnvoll aufgebaut werden, welche Inhalte Bestandteil sein müssen oder wie man vergleichbare Angebote erhalten kann.
Dieses Wissen ist eigentlich in den Einkaufsabteilungen vorhanden, doch – und das ist für mich eine der überraschendsten Erkenntnisse aus meiner beruflichen Praxis - wird dieser Wissensschatz selbst in großen Konzernen nur selten konsequent gehoben und genutzt.
PRAXISBEZOGENES BEISPIEL
Ein Beispiel hierzu: In einem Unternehmen sollten der Betrieb und Anwendersupport für produktionskritische Applikationen ausgeschrieben werden. Der aktuelle Vertrag mit einem Dienstleister würde bald enden und sollte auch nicht verlängert werden, da dieser sich die letzten Jahre sehr unkooperativ verhalten hatte und das Qualitätsniveau, aus Sicht der Fachabteilung, nicht stimmte.
Im Vertrag wurde allerdings vergessen, die Beendigungsunterstützung durch den Bestandsdienstleister zu regeln. Dieser hatte keinerlei Verpflichtung, in diesem hochkomplexen Systemumfeld, bei einem Wissenstransfer zu einem neuen Dienstleister mitzuwirken.
Dies wurde erst im Zuge des neuen Ausschreibungsprojektes erkannt und ein Vertrags-Change initiiert, um dies im Falle einer Vergabe an einen anderen Dienstleister zu regeln. Der Bestandsdienstleister zögerte die Verhandlungen hinaus, bis klar war, dass er nicht weiter beauftragt werden würde und ließ sich die Beendigungsunterstützung teuer bezahlen.
FEHLENDES KNOW-HOW
Das oben beschriebene Beispiel resultierte aus fehlendem Wissen über die notwendigen Inhalte einer Leistungsbeschreibung und Problemen in der Qualitätssicherung. Daneben gibt es viele weitere Fallstricke im Ausschreibungsprozess, die bei fehlender Beachtung möglicherweise hohe Aufwände und Verzögerungen verursachen oder zu einem Scheitern des Ausschreibungsverfahrens führen können.
Schon allein das Wissen, dass es notwendig ist, Lieferanten strickte Vorgaben für die Struktur und den Inhalt ihrer Angebote zu machen, ist bares Geld wert. Wird dies versäumt, sind Angebote oft nur mit hohem Aufwand vergleichbar:
Preispositionen zwischen den Lieferanten enthalten unterschiedliche Leistungen, es lauern versteckte Preispositionen im Angebotstext oder Leistungsausschlüsse sind nicht erkennbar.
Ausschreibungen sind natürlich in ihren fachlichen Inhalten und Anforderungen höchst heterogen und für den Einkauf aus fachlicher Sicht in vielen Fällen nicht bewertbar. Der Ausschreibungsprozess und die grundlegenden Inhalte, die in eine Ausschreibung gehören, sind dem Einkauf aber bekannt.
Und genau hier kann und muss der Einkauf als zentraler Wissensträger für den Ausschreibungsprozess ansetzen, um unternehmensweit Kosten und Risiken zu reduzieren.
DIE RICHTIGE ROLLE DES EINKAUFS
Der Einkauf sollte als zentrale Anlaufstelle für die Fachabteilungen etabliert werden. Dadurch muss der Einkauf schon zu Beginn des Ausschreibungsprojektes eingebunden werden. Hierbei sollte der Einkauf Fachbereichen folgendes zur Verfügung stellen:
Informationen über den Ausschreibungsprozess,
die notwendigen Inhalte einer Ausschreibung und
die inhaltlichen Anforderungen an die Angebote der Bieter
Prozessual sind hier insbesondere Informationen über den allgemeinen Ablauf von Ausschreibungsverfahren von Interesse. Typische Fragen sind hier üblicherweise:
Wann müssen welche Stakeholder und Gremien eingebunden werden?
Wer erstellt welche Unterlagen, wer prüft diese und wer gibt diese frei?
Welche Unterstützungsleistungen bieten z. B. Einkauf und Rechtsabteilung im Ausschreibungsverfahren?
Wie kann der Ablauf eines Angebotsverfahrens aussehen und welche Termine müssen den Bietern bereits in den Dokumenten kommuniziert werden?
Wie läuft die Bewertung von Angeboten idealerweise ab?
Wie viel Zeit benötigt der Einkauf für die Verhandlung der Angebote?
RESULTIERENDES NUTZEN
Durch eine aktive Informationspolitik, im Hinblick auf den Ausschreibungsprozess, ersparen Sie sich und Ihren Kollegen in den Fachbereichen unliebsame Überraschungen. Nicht selten kommt in den Fachbereichen zu spät die Erkenntnis, dass der Einkauf zur geplanten Zeit nicht genügend Ressourcen für die Verhandlung der Angebote hat, mehr Zeit benötigt, als vom Fachbereich angenommen oder ein bestimmtes Gremium bei einem Beschaffungsprojekt hätte einbinden müssen.
Die Folgen solcher Versäumnisse sind entweder teure Vertragsverlängerungen mit dem Bestandsdienstleister oder eine Reduktion der zur Verfügung stehenden Zeit für die Angebotserstellung (auf Bieterseite) oder der Angebotsprüfung und -bewertung. Damit sinkt auch die Qualität dieser Aktivitäten und die Risiken steigen.
Neben Informationen zum Ablauf der Ausschreibungsverfahren können Sie die Fachbereiche inhaltlich unterstützen. Hier sind beispielsweise Checklisten oder Hinweise zum Verfassen von Leistungsbeschreibungen sowie vorstrukturierte Dokumentenvorlagen sinnvoll, mit deren Hilfe Fachabteilungen die Inhalte erarbeiten können.
Sind Ausschreibungsunterlagen und auch die Anforderungen an die Angebote der Bieter weitestgehend einheitlich aufgebaut, beschleunigt das die Erstellung und Prüfung der Ausschreibungsunterlagen. Zudem gewöhnen sich Lieferanten mit der Zeit an die Struktur. Diese können bald schneller passende Angebote erstellen, die auch einfacher bewertbar sind.
Standards helfen auch während der Vertragslaufzeit den Vertrag einfacher zu leben. Wenn beispielsweise alle Verträge über IT-Services auf einen gemeinsamen Katalog von KPIs zurückgreifen oder das Governance-Modell identisch ist, erleichtert dies die übergreifende Steuerung aller Services.
Im Fall der KPIs können Standards auch dazu beitragen, die Kosten für das Berichtswesen und die Implementierung der Kennzahlen in den IT Service Management-Tools zu reduzieren.
Mit diesen Inhalten bewegt man sich natürlich bereits in der Hoheit der Fachabteilung. Hier kann der Einkauf aber den Anstoß geben, dass Fachabteilungen eigene Standards entwickeln, die zum Rahmenwerk, das der Einkauf bereitstellt, passen.
FAZIT
Das ist natürlich mit Aufwand verbunden. Nicht nur müssen die erforderlichen Informationen generiert werden, es bedarf auch viel Überzeugungsarbeit. Denn im Unternehmen müssen auch die notwendigen Strukturen und Abläufe geschaffen werden, um eine Verbindlichkeit herzustellen. Sie werden aber merken, dass in den oben beschriebenen Maßnahmen großes Potenzial steckt, um einen erheblichen Mehrwert für Ihr Unternehmen zu generieren.
Entwickeln Sie also Ihren Einkauf zum Partner für Ihre Fachabteilungen, damit Sie gemeinsam mit diesen effizient und mit möglichst geringem Risiko die besten Lieferanten für Ihr Unternehmen auswählen können. Viel Erfolg auf dieser Reise.
ZUM AUTOR
David Rebele ist seit 2013 als Consultant bei der RÖWAPLAN AG tätig.
Er begleitet als Projektleiter Ausschreibungsverfahren von der Erstellung der Unterlagen über die Angebotsbewertung bis hin zur Vergabe.
Unsere Kunden aus der IT berät er darüber hinaus in den Bereichen der Organisationsanalyse und dem Wissensmanagement.
