Endlich! Innerhalb der letzten Monate wurden von einer Vielzahl an Mitarbeitern viel Mühe und Zeit investiert, eine umfassende Ausschreibung zu erstellen, um diese dann am Markt zu veröffentlichen. Die ersten offenen Fragen der Bieter trudelten ein und wurden von Ihnen und Ihren Kollegen beantwortet. Im Idealfall gab es bereits einen Bieterworkshop, bei welchem die Ausschreibungsunterlagen im Detail allen Bietern vorgestellt wurden, um diesen ein einheitliches Verständnis zum Leistungsumfang und Ausschreibungsverfahren zu vermitteln. Konnten Sie soweit alles mit „Ja“ beantworten? Dann geht es weiter mit der Vorbereitung und Durchführung der Bewertung der eingehenden Angebote. Um bei der Bewertung von Angeboten strukturiert vorzugehen (und vor allem bei einer größeren Anzahl an Angeboten den Überblick nicht zu verlieren), greifen wir in unseren Projekten auf unsere bewährte und auf Herz und Nieren geprüfte Bewertungsmatrix zurück. Aber starten wir am Anfang.
DIE PRÜFER
Bei der Festlegung des Prüferkreises für die Angebote sollten Mitarbeiter der Fachabteilung, des Managements und des Einkaufes eingebunden werden, die auch schon als Inputgeber bei der Erstellung der Ausschreibungsdokumente mitwirkten. Es ist nicht immer erforderlich, dass alle Prüfer alle Kriterien (vgl. Fachtipp „Vergleichbare Angebote“) bewerten. Die Kriterien können, je nach Fachgebiet und Expertise der Prüfer, auf diese aufgeteilt werden.
Die Anzahl der Prüfer ist so festzulegen, dass nach der Auswertung der Bewertung eine repräsentative Aussage getroffen werden kann.
Grundsätzlich ist die Prüfung der Angebote objektiv durchzuführen. Sind Angebote von Bietern zu bewerten, die in Ihrem Hause bereits durch Vorprojekte bekannt sind, sollten sich dennoch alle Prüfer bemühen, die Angebote unvoreingenommen zu bewerten.
Könnte bei einem Prüfer ein Interessenkonflikt bei der Bewertung entstehen, sollte bereits vor der Prüfung eine gemeinsame Lösung gefunden werden. Dieser Punkt sollte aktiv im Prüferkreis angesprochen werden.
DIE KRITERIEN
Wir empfehlen unseren Kunden, grundsätzlich fachliche und formale Bewertungskriterien zu trennen. Die formale Bewertung dient unter anderem der Überprüfung der abgegebenen Unterlagen auf Vollständigkeit und der in den Ausschreibungsunterlagen geforderten Angaben zur anbietenden Firma.
Formale Bewertungskriterien können unter anderem sein:
Wurde das Angebot fristgerecht und vollständig abgegeben?
Enthält das Angebot Angaben zu den geforderten Anforderungen (bspw. Angebotsumfang, Gültigkeit des Angebots, Sprachregelung etc.)?
Wurden alle geforderten Unterlagen dem Angebot beigefügt und, wenn erforderlich, unterschrieben und akzeptiert (bspw. Geheimhaltungsverpflichtung, Akzeptanz der Rahmenbedingungen)?
Formale Kriterien sind, wenn erfüllt, mit „Ja“ und bei nicht erfüllt mit „Nein“ zu bewerten und können auch von Kollegen ohne tiefer gehendes Fachwissen geprüft werden.
Es empfiehlt sich, die formale Prüfung vor der fachlichen Prüfung durchzuführen, um im Bedarfsfall fehlende Unterlagen oder Angaben bei den Bietern nachzufordern.
Die fachliche Prüfung ist an dieser Stelle anspruchsvoller. Sie stellt neben der formalen Bewertung einen entscheidenden Meilenstein innerhalb des Ausschreibungsverlaufs dar, denn es ergibt sich Ihnen die Chance, die Fähigkeiten und Motivationen der Unternehmen, die einen im Idealfall als Partner in den nächsten Jahren begleiten, genauer zu betrachten.
Fachliche Bewertungskriterien können unter anderem sein:
Bewertung des beschriebenen Lösungsansatzes und der Umsetzung/der Herangehensweise des Bieters.
Bewertung der Erfahrung/ des technischen Know-hows des Bieters hinsichtlich der Anforderungen der Ausschreibung, z. B. zu Datenbanken, Applikationen,
IT-Architektur usw.
Bewertung der eingereichten Referenzen des Bieters, z. B. Ist die Referenz mit dem Leistungsumfang der Ausschreibung vergleichbar?
Die fachliche Prüfung stellt nicht nur sicher, dass nur die Bieter in die engere Auswahl kommen, die auch den technischen und fachlichen Anforderungen am meisten entsprechen, sondern es entsteht dadurch auch ein erster Eindruck, ob die Bieter den Leistungsumfang richtig einschätzen.
Wurden alle formalen und fachlichen Anforderungen als Bewertungskriterien festgelegt, sind daraus im nächsten Schritt die Pflichtkriterien festzulegen, die in jedem Fall durch den Bieter zu erfüllen sind. Pflichtkriterien sind so zu formulieren, dass sie mit „Ja“ bei erfüllt oder „Nein“ bei nicht erfüllt bewertet werden können.
Pflichtkriterien werden auch gerne KO-Kriterien genannt und - ähnlich wie beim Boxen - geht auch ein Bieter „KO“, sollte er ein Pflichtkriterium nicht erfüllen.
Alle weiteren Kriterien und deren Gewichtung auf Bedeutung und Komplexität, sollten im Vorfeld erarbeitet und gemeinsam beschlossen werden. Für eine übersichtliche Darstellung der Kriterien kann es hilfreich sein, Kriterien - die thematisch zusammengehören - als Kategorien darzustellen.
DIE BEWERTUNG
Der Schlüssel zu einer erfolgreichen Bewertung besteht darin, dass alle Prüfer eine gemeinsame Methodik konsequent verfolgen. Wie eingangs beschrieben, wenden wir die Bewertungsmatrix an. In der Matrix sind alle formalen und fachlichen Bewertungskriterien erfasst. Es wurde festgelegt, welche Kriterien als Pflichtkriterien gelten, wie die einzelnen Kriterien später in der Auswertung gewichtet werden und welche Personen als Prüfer agieren.
Auch für die Bewertung an sich, muss ein einheitliches System angewendet werden. Bewährt hat es sich, dabei ein Punktesystem anzuwenden. Zum Beispiel können für ein Kriterium 0-Punkte vergeben werden, wenn die angebotene Leistung nicht dem Kriterium entspricht und auch eine Nachbesserung mit vertretbarem Aufwand durch den Bieter nicht absehbar ist und 5 Punkte, wenn die angebotene Leistung dem Kriterium in besonderem Maß entspricht und diese überfüllt wird.
Unabhängig davon, mit welchem System die Bewertung umgesetzt wird, wichtig ist, dass alle Prüfer ihre Einschätzung mit aussagekräftigen, schriftlichen Kommentaren begründen. So wird die spätere Überprüfung und Auswertung der Bewertung erleichtert und im Fall von Rückfragen zur Bewertung oder gar bei einer Anfechtung der Vergabe aufgrund der Bewertung, ist es entscheidend, so transparent wie möglich zu bewerten (Compliance).
DIE AUSWERTUNG
Bei der Darstellung der Auswertung sind Ihnen keine Grenzen gesetzt. Ob tabellarisch oder grafisch, wichtig ist nur, auf jeden Fall aufzuzeigen, welche Angebote nach der Bewertungsrunde „KO“ gegangen sind und mit welchem Erfüllungsgrad (alle Anforderungen erfüllt = 100 %) die einzelnen Angebote abgeschnitten haben.
Wurden die einzelnen Kriterien vorab unterschiedlich gewichtet oder/und kategorisiert, ist dies in der Darstellung Auswertung mit zu berücksichtigen.
NOCH EIN PAAR TIPPS UND TRICKS
Bevor Sie vorschnell eine negative Bewertung geben: Bitte lesen Sie sorgfältig das komplette Angebot, selbst wenn Sie innerhalb des Angebotes Inhalte vermissen.
Im Interesse einer objektiven und fachlich fairen Bewertung ist es wichtig, Angebote untereinander nicht zu vergleichen, sondern jedes Angebot eigenständig zu bewerten. Ein Vergleich der Angebote findet erst statt, nachdem alle Angebote individuell ausgewertet wurden.
Stellen Sie sicher, dass Ihre Bewertung auf Fakten basiert. Was beinhaltet das Angebot? Welche Angaben fehlen Ihnen im Angebot? Begründen Sie Ihre Schlussfolgerungen und Empfehlungen mit stichhaltigen Aussagen, Seitenangaben, Quellenbezug etc.
Bewerten Sie die Angebote ohne Beeinflussungen von außen.
Bitte beurteilen Sie die formalen und technischen Aspekte losgelöst von den gemachten Preisangaben der Bieter.
Seien Sie gründlich, fair und konsequent in Ihrer Entscheidung.
ZUR AUTORIN
Lisa Dolderer ist geprüfte Wirtschaftsfachwirtin und seit mehreren Jahren Consultant bei der RÖWAPLAN AG.
Sie ist in der Beratung sowie im Projektgeschäft tätig und hat schon viele Ausschreibungsverfahren erfolgreich begleitet.
